دلایل خوب زیادی وجود دارد که چرا دیجیتالی کردن اسناد کاغذی می تواند در سازماندهی خانه شما (یا برای همین موضوع ، خانه شما) کمک بزرگی باشد. اول از همه ، شما می توانید از بسیاری از کاغذهای اضافی که در کشوها و پرونده ها قرار گرفته اند خلاص شوید ، یا فضای میز ارزشمندی را بدست آورید.

با استفاده از نرم افزار تشخیص شخصیت نوری (OCR) که به طور معمول با چاپگر همراه است ، می توان فایلهای دیجیتال (حتی PDF) را به فایلهای قابل جستجو تبدیل کرد.

این بدان معناست که نه تنها اطلاعات شما در فضای اتاق جایی نمی گیرد بلکه پیدا کردن آن بسیار آسان تر از آنچه بر روی کاغذ است ، می باشد. و می توانید فایلهای دیجیتالی خود را به هر صورت که دوست دارید ذخیره کنید - بر روی CD یا DVD ، بر روی فلش مموری ، در یک انبار آنلاین یا همه موارد فوق. بنابراین می توانید مطمئن باشید که وقتی به چیزی احتیاج دارید می توانید دست خود را روی آن بکشید.

پوشه ها و زیر پوشه ها را ایجاد کنید
وقتی دیجیتالی کردن پرونده های خانه خود را شروع می کنید ، زمان مناسب برای ایجاد مجموعه ای سازمان یافته از پرونده هاست که زندگی شما را ساده تر می کند. در مورد دسته‌های کاغذی مورد نیاز خود فکر کنید ، و پوشه را برای هر یک تنظیم کنید. رسید کارت اعتباری در یک پوشه. مدارک بیمه اتومبیل در دیگری؛ قبض تلفن ، قبض مواد غذایی ، قبض تعمیر خانه و غیره ، همگی می توانند پوشه جداگانهای ارائه دهند. و در هر پوشه ، برای هر سال (یا ماه) زیر پوشه ایجاد کنید. شروع کار با یک سیستم سازمان یافته بسیار ساده تر است و پس از آن به سادگی کاغذهای جدید را در پرونده مناسب اضافه می کنید تا تلاش برای تنظیم مجدد سیستم هر بار که اسکناس جدید دریافت می شود.

به نرم افزار OCR احتیاج دارید
اطمینان حاصل کنید که اسکنر یا چاپگر شما با نرم افزار OCR آمده است (به نظر می رسد که نرم افزار ABBYY FineReader با بسیاری از چاپگرها و اسکنرهایی که آزمایش می کنیم در بسته بندی قرار دارد). اگر هیچ موردی پیدا نکردید ، وحشت نکنید. شانس خوبی وجود دارد که شما قبلاً برخی از نرم افزارهای مناسب OCR را که از قبل روی Windows استفاده کرده اید روی رایانه خود نصب کنید. اگر مایکروسافت آفیس دارید ، از قبل نرم افزاری دارید که می توانید با استفاده از اسکنر خود برای ایجاد اسناد قابل ویرایش استفاده کنید.

و در حداقل اسکنر اسناد
البته این نکته مهم دیگری را مطرح می کند: اگر می خواهید این کار را انجام دهید حداقل یک اسکنر اسناد داشته باشید. لازم نیست گران باشد ، یا خیالی. اگر یکی ندارید ، اکنون زمان مناسبی است که به دنبال یکی باشید. برای برخی از بهترین خریدها با این بررسی های اسکنر عکس و اسکنر اسناد شروع کنید. اگر اسکنر جداگانه ای نمی خواهید ، یک چاپگر ارزان قیمت همه در یک کار خوب را انجام می دهد.

در بالای مقاله ادامه دهید
بنابراین در اینجا قسمت سخت است. راه اندازی سیستم خیلی مشکل نیست. حتی اسکن کردن مدارک شما خیلی سخت نخواهد بود. مشکل این است که اطمینان حاصل کنید که هر بار که رسید های جدید یا کاردستی دریافت می کنید ، به طور خودکار آن را انجام می دهید. در غیر این صورت ، کاغذها دوباره جمع می شوند و احساس می کنید وقت خود را تلف کرده اید. پس با آن بچسبید!