تغذیه کننده اتوماتیک کاغذ (فیدر ) : شاید یکی از مهم ترین مواردی که باید به آن توجه کنید داشتن فیدر برای دستگاه است . دستگاه شما اگر فیدر نداشته باشد ناچار هستید برای گرفتن اسکن و یا کپی برگه های کاغذ را یکی یکی روی شیشه دستگاه بگذارید . ولی فیدر یا همان محفظه نگه دارنده کاغذ به شما اجازه می دهد که کاغذ ها را به صورت دسته ای در دستگاه قرار داده و برای کپی یا اسکن استارت کنید .توجه کنید که برای پرینت گرفتن دستگاه از داخل کاست کاغذ سفید را استفاده میکند

RADF: همان فیدر یا ADF است با قابلیت اسکن دوروی کاغذ که در نتیجه کپی و پرینت دورو هم دارد

کاست کاغذ : اگر شما حجم کاری بالایی دارید یا در ابعاد مختلف پرینت میگیرید ، دستگاهی با چند ورودی کاغذ برای A5/A4/A3 و... لازم دارید

عموم دستگاه های کپی یک یا دو کاست کاغذ و یک کاست دستی ( که برگ برگ کاغذ را وارد آن می کنید ) دارند . ولی اگر برای شما این مقدار کافی نیست باید در صورت موجود بودن در بازار به دستگاه خود کاست کاغذ اضافه کنید

ورودی دستی کاغذ است . اگر سایز کاغذی را به ندرت استفاده می کنید می توانید از کاست دستی به جای فیدر یا کاست که معمولا پر است از کاغذ هایی باکاست دستی (by pass)

سایز هایی که همیشه مورد نیاز هستند استفاده کنید

سورتر کاغذ :این مورد معمولا بیشتر برای استفاده در انتشارات و با کپی کردن جزوات کارایی دارد . دستگاه دارای سورتر کاغذ این قابلیت را دارد که بعد از اتمام هر نسخه ، نسخه بعدی را با کمی فاصله از نسخه قبلی کپی کند . به این ترتیب نسخه های متعدد پرینت یا کپی شده قابل جدا سازی هستند

فینیشر تازن  منگنه زن : معمولا به صورت آپشن به دستگاه اضافه می شود . فینیشر نسخه های مختلف را که توسط سورتر از هم جدا شدند ، تا زده منگنه کرده و دسته بندی می کند

مواد مصرفی : اعدادی که معمولا بصورت استاندارد به عنوان حجم کارتریج و تونر درج می شود تنها برای پوشش رنگ 5% محاسبه شده است (یعنی اگر 5% یا 20/1 کاغذ شما با جوهر پوشیده شود با تعداد استاندارد کارکرد دارد) در نتیجه در عمل تعداد برگی که شما با تونر می توانید پرینت یا کپی بگیرید برای متون خیلی کمتر از میزان درج شده است و برای چاپ عکس که در آهن صفحات تمام رنگی دارید به مراتب کمتر

دولوپر : پودر دولوپر ماده مصرفی دیگری است که کار آن انتقال تونر با پودر جوهر به درام است . دولوپر ها مصرف نمی شوند ولی پس از مدتی کارایی خود را از دست می دهند و باید تعویض شوند . این مدت معمولا طولانی است و شاید هر چند سال یک بار نیز باشد تا شما پودر دولوپر خود را تعویض کنید . بنابراین قیمت دولوپر در انتخاب شما چندان موثر نیست

درام : درام یک صفحه غلتان مغناطیسی است . وقتی نور به سطح کاغذ تابیده می شود مناطق سفید کاغذ نور را باز تابانده و این ناحیه ها روی درام خنثی می شوند.پودر تونر که بوسیله دولوپر باردار شده  به قسمت هایی از درام که هنوز باردار هستند میچسبد و درام روی کاغذ غلطیده چاپ انجام می دهد

عمر درام بیشتر از تونر است

زمان تهیه اولین کپی : زمانی است که اولین صفحه از دستگاه بیرون می آید . بعد از اولین صفحه بقیه صفحات با سرعت ذکر شده کپی گرفته می شود

سرعت چاپ: با واحد ppm تعریف می شود و مشخص کننده تعداد برگ چاپ شده در دقیقه است

تعریف شده که مشخص کننده تعداد نقطه / پیکسل در اینچ است .هرچه این رقم بیشتر باشد کیفیت تصویر بیشتر خواهد شد

شما کیفیت یک تصویر را با تغییر تنظیمات می توانید تغییر دهید. مثلا اگر در تنظیمات تصویر 1200*1200 را به 2400*600 تبدیل کنید تصویر با کیفیت تر به  دقت چاپ dpi: براساس

نظر می رسد ولی مجموع پیکسل های تصویر را نمی توان تغییر داد

تعدا کپی متوالی : قابلیت کپی کردن نسخه های متعدد از یک برگ را گویند

حافظه:برای مواردی که دستگاه شما در شبکه است و چند کاربر بصورت هم زمان پرینت ارسال می کنند دستگاه به حافظه ای نیاز دارد که کار ها را در آن ذخیره کرده یکی یکی پرینت بگیرد

 همچنین در مواقعی که کاغذ درون دستگاه نیست دستور ارسالی درون حافظه نگهداری می شود تا شما کاغذ را درون کاست بگذارید و start کنید

برخی دستگاه ها علاوه بر حافظه ی رم دارای هارد هم می باشند که به شما اجازه می دهد فایل های خود را درون دستگاه فتوکپی نگهداری کنید مستقیم برای اسکن یا پرینت اسکن یا پرینت ارسال کنید و یا در بایگانی نگه دارید

حداکثر چاپ ماهیانه : شاید چیزی که بیشتر از سرعت باید به آن دقت کنید حداکثر چاپ ماهیانه است . این عدد معرف نهایت قدرت دستگاه برای کار متوالی و سنگین است.

چاپ دورو اگر دستگاه این قابلیت را نداشته باشد باید صفحات را اول به ترتیب صفحات فرد پرینت کرده ، همین دسته صفحه را پشت و رو کرده و صفحات زوج را پرینت کنید

اسکن به پست الکترونیکی : امکان ارسال ایمیل از طریق خود دستگاه ( البته اگر امکان شبکه را داشته باشید ) را بدون استفاده از کامپیوتر و به صورت مستقیم را گویند

چاپ خصوصی : همان ارسال چاپ رمز گذاری شده است در مکان هایی که دستگاه share شده یا متصل به شبکه است شاید شما مایل نباشید فکس یا پرینت شما

توسط دیگران دیده شود. دستگاه هایی که قابلیت رمز گذاری دارند به شما اجازه می دهند فایل خود را ارسال کنید اما این فایل در حافظه چاپگر می ماند و تنها زمانی که شما کد را روی شماره گیر وارد کردید بر روی کاغذ چاپ می شود

چاپ زمان بندی شده : این قابلیت به شما امکان می دهد که پرینت خود را ارسال کنید ولی دستگاه تا زمانی که شما تعیین کرده اید از چاپ آن خودداری می کند

چاپ پس زمینه : تصویر یا لوگویی که شما برای چاپ پس زمینه انتخاب کرده اید بر روی تمام پرینت هایتان کمرنگ تر از متن درج می شود بدون آنکه هر بار بخواهید آن را در اسناد خود اضافه کنید

چاپ صفحات پشت جلدی و روی جلدی : شما تعداد نسخه های مورد نظر خود را برای پرینت به دستگاه ارسال می کنید و صفحه ای که برای پشت و روی جلد انتخاب کردید بدون آنکه هر بار دستور چاپ آن را بفرستید در آغاز و پایان هر نسخه اضافه می شود

چاپ در بایگانی الکترونیکی : دستگاه هایی که دارای حافظه هارد هستند می توانند فایل ها را در بایگانی خود دستگاه ( و نه کامپیوتر ) پوشه بندی کرده ، نگهداری کنند