با پیشرفت فناوری و بروز شدن اطلاعات و تکنولوژی ،دفاتر و شرکتهای مدرن نیز به دنبال راه حلی برای بهبود بخشیدن کسب و کارشان هستند. یکی از بهترین و موثرترین راهها برای بهبود امور دفتری کسب و کارتان را میتوان اسکن اسناد به صورت دیجیتالی بدانیم . اسکن کردن اطالاعات در دنیای امروز از فواید بسیاری از کاربرانش را بهره مند میسازد.

فناوری های جدید بسیاری در دنیای امروز به کسب و کار و حتی زندگی روزمره ما وارد شده است. برای مثال اسکن کردن اسناد از جمله این فناوری ها است. که کاربران بسیاری موفق شده اند. با این تکنولوژی به بهبود شرایط کاری خود بپردازند. اسکن کردن اطلاعات و اسناد و نگهداری آنها به صورت دیجیتال باعث شده تا علاوه بر سریع تر پیش بردن کارها دقت بالاتری را نیز نظاره گر باشیم. از جمله مزایای اسکن دیجیتال میتوانیم به : بالا بردن راندمان کاری ، امکان جست و جوی سریع ، هزینه ای به نسبت پایین تر ، صرفه جویی کلی در وقت وهزینه ها ، امنیت بالاتر برای اطلاعات و اسناد ، صرفه جویی در فضا و دقت بالاتر در پیش بردن کارها را اشاره کنیم.

شرکت ها و ادارات با حجم کاری بالا ، بیشتر در زمینه ی اسکن دیجیتال اسناد فعالیت میکنند چرا که اسکن کردن دیجیتال و بایگانی دیجیتال به کاربران کمک میکند تا بتوانند علاوه بر ایمن نگاه داشتن بیشتر و بهتر اسناد و اطلاعات نسبت به قبل ، با سرعت عمل بالاتری نیز کارهایشان را پیش ببرند. اسناد کاغذ و بایگانی های کاغذی به راحتی قابل آسیب و از بین رفتند هستند ، این درحالی است که اسناد دیجیتال بهتر و با کیفیت تر در بایگانی ادارات می مانند.

با انتخاب شیوه اسکن دیجیتال اطلاعات  و اسناد در فضای خود صرفه جویی بسیاری خواهید کرد و می توانید از فضای کاری مورد استفاده خود که به واسطه ی انتخاب شیوه ی اسکن دیجیتال آزاد شده است به بهترین نحو استفاده کنید. حذف اسناد کاغذی و جایگزینی اسناد دیجیتال  به کاربران فضای آزاد زیادی را ارائه میدهد . بحث فضای اشغال شده توسط اسناد کاغذی برای دفاتر و شرکت های بزرگ از مهم ترین مسائل و مشکلات به حساب می آید چرا که با پیشرفت روز افزون کار و پیشرفت سطح کاری اسناد بیشتر شده و در نهایت قسمت بیشتری از فضای کاری شما را اشغال میکند .

در حین اسکن کردن اسناد میتوانید با ارائه کارهایی ساده زمان جست و جو را نیز کاهش دهید . برای مثال می توانید با فهرست سازی زمان جست وجو را کاهش دهید. با تعیین یک شماره مرجع یا نام مشتری می توانید این روند را افزایش سرعت ببخشید.

با اسکن اسناد و اطلاعات بعه صورت دیجیتال و ذخیره آنها زمان و نیروی بسیار کمتری را برای بایگانی ، جست و جو و بازیابی نیازمند خواهید بود . بعد از اسکن کردن اطلاعات و ذخیره آنها می توانید به صورت فایل هایی رمزگذاری شده آنها را ذخیره سازید یا میتوانید برای کاربرانی خاص در شبکه شرکت ارسال نمایید.